自管理团队的概念并非源自于软件行业,在传统的制造业中这个概念的存在已经有很长的时间,其最早可以追溯到20世纪50年代的英国和瑞典的汽车制造业。
自我管理型团队,是新型横向型组织的基本单位。自我管理型团队是早期团队方式的发展产物。例如,许多公司都使用跨职能团队以获得跨部门的协作,用任务组来完成临时项目。还有的公司使用“解决问题团队”,这种团队由自愿临时参加的雇员组成,他们开会探讨一些有关改善质量、效率和工作环境的方式。
建设自管理团队有一些基本的方法,以下将介绍其中的九个要点:
1、学习与培训自我管理
通过讨论自上而下统一思想,决定企业是否具备实施自我管理型团队的关键囚素。这一原则是实行自我管理型团队的公司最为重要的前提,对于没有自我管理型团队经验的公司而言,这可能要花上很多的时间。没有统一思想就进行自我管理型团队的组织模式有可能会影响到自我管理型团队的效果,并很可能会导致自我管理型团队的失败。在讨论的过程中,还要确定影响团队成功关键因素,对于实行新的自我管理型团队文化的企业,这也是必要的条件,如果缺乏这些条件作保障可能会影响到自我管理文化的成功。
首先,从顾客角度去看,这种团队管理是否真的对企业是必要的,是否可以更好地满足顾客的要求其次,从财务资源上看,企业能否提供这种新的文化变革的成本,
第二,内部员工的观点是否己经比较统一,它也是保证自我管理型团队成功的关键要素。
第三,是否己经有了明确的实施策略来提高团队工作的效率,对于将要发生组织模式的转变,企业应该有着足够多的对策。此时也可以聘请顾问公司帮助公司确定这些问题。
2、清晰的、吸引人的共同愿景
共同的愿景是指大家共同分享、共同拥有的愿望景象。美好的愿景永远是对员工最好的激励。愿景越清晰、越吸引人,越有激励作用,越能唤起团队的积极性。而且清晰且明确的愿景可以产生强大的驱动力,驱动员工产生追求愿景、实现愿景的勇气和信心。高效团队一般都有一个清晰且吸引人的愿景,用来说明团队为什么要存在,以及它怎样做才能取得成功。
举个例子来说,埃克森—美孚石油公司的一个团队像下面这样描述其任务:组建团队的目的是让客户满意,使他们能留在公司,以及尽可能充分有效地利用公司资源。这个描述较好,主要有以下几个原因:第一,清晰且简单。它虽然仅仅包含一些日标,但这些日标能够给团队定位,并且允许团队成员互相交流。第二,明确的目标。它描述了团队的目标,然而没有说明团队怎样实现日标。相关研究显示,这是增加团队积极性的最佳方式,一个领导者应该清晰团队的发展方向,而让团队自身去选择道路。
3、一个实际的团队任务
一个自我管理团队要求任务是由整个团队来设计、完成。也就是说,这种工作的基本性质是要求成员一起工作来完成主要的任务。在一个成员们有着团队工作经验的组织中,整个团队一同工作是特别重要的。
在埃克森—美孚石油公司的客户服务团队中,基本的工作包括分析所有顾客、管理费用、设计基本的工作准则和解决问题。有着真正团队工作的公司是一起进行这些事务的。也就是说,他们没有个人的领域,具体地说,成员们回应任何团队顾客的电话(经常问寻哪个成员能够解决一个特定的电话)。他们集体设计他们的工作准则,而且互相监督他们遵守这些工作准则;他们每周或者每两周碰而;他们都进行了交叉的培训,所以能够在任何的时间互相帮助对方;他们有着一个组织的预算,包括组织层面的花费信息,也就是说,他们作为一个组织来管理这部分的预算。
4、对于团队杰出表现的奖励
团队报酬(不是个人报酬或者混合报酬)与高效的自我管理团队间有重大的关系。它能培养团队成员间的团队精神,使他们相互密切地合作;从而创造更多的利润或提供更好的服务。混合报酬的使用,大概一半给个人一半给团队,就出现了在薪酬设计体系中最经常出现的错误。混合报酬会传递给团队混杂的信号,削弱了他成为一个高效率的操作单元的能力。
5、基本的物质资源
高效团队所需要的物质资源有工具、适合的会议空间、必须的计算机服务以及使团队能守时有效工作的其他资源。有这些资源的团队所产生的绩效远远超过没有这些资源的团队。有调查显示,领导者有时不愿意为团队提供资源,原因是“团队成员还不能学着管理自己”。然而这些资源的缺乏使得团队意志消沉,使团队不能自我管理。
6、管理工作的权力
管理工作的权力意味着团队对基本工作战略有决定权。有实验结果显示拥有决定权的团队,且没有领导者的干预,能够比受领导者干预的团队取得更好的绩效。
7、团队目标
这个成功关键因素主要指的是团队的目标是否与组织的目标相一致。与团队对其整个目标的描述不同,组织目标是团队在特定时间以特定方式实现所需完成任务的精确描述(通常是量化的)。这些描述像今年保持100%的顾客满意度,或者是今年把顾客满意度提高25个百分点,费用支出减少5个百分点等。
8、促进战略性思考的团队规范
规范是引导团队行为的非正式制度。有研究显示促进战略性思考的规范与团队有效性相关。自我管理团队与管理者领导的团队不同,团队成员需要集中注意力于外在的东西,他们必须注意他们的环境,必须有能力去发现问题,而且习惯于新的工作方式。
9、使成员的才能与角色相匹配
团队成员必须具备履行工作职责的胜任能力,并且善于与其他团队合作。只有这样,每一位成员才会清楚自己的角色,清楚自己在每个职能流程中的工作位置,才能真正成为一个团队成员。而且在高效的团队,每个成员都被指派扮演一定的角色,而这个角色能将成员的天赋发挥至极,当每个成员都能整合自己的技能且充分发挥出来时,团队力量增强,合作就是力量,个人的和团队的目标就能达到了。